Combien coûte véritablement PowerPoint au quotidien ?

La création de présentations PowerPoint est l'une de ces tâches secondaires que tout le monde fait, mais que très peu apprécient. C’est une tâche énergivore et chronophage, mais, malheureusement, elle fait partie intégrante des us et coutumes des entreprises et est un point d’ancrage de la délivrance d’informations, quelles qu’elles soient.

Dans cet article, nous passerons en revue les coûts élémentaires et les coûts cachés de la conception PowerPoint pour vous aider à déterminer combien d'argent vous investissez inconsciemment dans les présentations. Pour aller plus loin, nous vous aiderons à évaluer si vous avez besoin d’assistance, et si donc le recourt à une agence PowerPoint est à envisager.

L’utilisation de PowerPoint en entreprise

Bien que Powerpoint soit un outil indispensable pour de nombreuses entreprises, il est souvent mal ou sous-utilisé. La création d'une présentation professionnelle de qualité prend du temps et nécessite des compétences que tous les employés n'ont pas. Et même ceux qui ont les compétences nécessaires peuvent avoir du mal à trouver le temps pour créer une présentation de qualité.

PowerPoint est un outil essentiel en entreprise pour la création de présentations professionnelles, notamment. Il facilite la communication des idées lors des réunions, des conférences et des formations. Les entreprises l'utilisent par exemple pour créer des rapports visuels, des plans stratégiques, des études de marché et des propositions commerciales. PowerPoint permet également de concevoir des présentations interactives pour des sessions de formation ou des démonstrations de produits. Sa flexibilité et ses fonctionnalités multimédias en font un outil puissant pour illustrer des données complexes de manière claire et engageante, améliorant ainsi l'efficacité des communications internes et externes.

Les coûts basiques de PowerPoint

Les premiers coûts auxquels nous pensons lorsque nous voulons savoir combien coûte réellement PowerPoint au quotidien sont les coûts de licence et d’utilisation de Microsoft.

Pour une entreprise, on parle davantage en termes d’abonnements Microsoft 365 Business. Différentes formules sont possibles en fonction des besoins, utilisateurs et moyens financiers :

• Microsoft 365 Business Basic : environ 5 € par utilisateur et par mois, incluant PowerPoint en ligne.
• Microsoft 365 Business Standard : environ 12,50 € par utilisateur et par mois, incluant PowerPoint pour le bureau et en ligne, avec des applications supplémentaires comme Word et Excel.
• Microsoft 365 Business Premium : environ 20 € par utilisateur et par mois, incluant toutes les fonctionnalités de Business Standard avec des outils de sécurité avancés.

Ces abonnements offrent des mises à jour régulières, des fonctionnalités de collaboration et du stockage en cloud adaptées aux besoins des entreprises.

Les coûts cachés de PowerPoint

Outre les abonnements Microsoft 365, les entreprises doivent prendre en compte les dépenses suivantes pour l'utilisation de PowerPoint :

Formation et support

Eh oui, former les équipes aux logiciels utilisés est souvent une partie oubliée des coûts globaux, pourtant, certaines personnes ont besoin d’assistance et d’accompagnement sur les techniques, qu’elles soient basiques ou plus avancées si le poste le requiert. Ainsi, il ne faut pas oublier les frais de formation et d’assistance technique.

Personnalisation et design

Si vous êtes amenés à créer régulièrement des PowerPoint ou autres présentations visuelles, il se peut que vous soyez tentés d’user de templates pour faciliter les démarches de création et de respect des chartes graphiques. Le hic ? Si vous ne disposez pas des ressources humaines nécessaires à cette action, il vous faudra embaucher un designer (via une agence PowerPoint ou un réseau de freelances) qui saura mettre en forme votre document et mettre en page votre charte graphique et éléments visuels essentiels.

Matériel

Parce que la technologie évolue vite, il peut rapidement être nécessaire d’opter pour des ordinateurs plus performants ou des projecteurs de meilleure qualité afin d’animer les réunions. Le matériel informatique vient alors s’ajouter à la montagne de dépenses associées aux présentations PowerPoint.

Stockage et sauvegarde

Vous utilisez un système de Cloud, une Dropbox ou tout service de stockage approchant ? Pour maintenir vos présentations sécurisées et garantir des sauvegardes régulières, vous serez contraints de souscrire à des abonnements pour les plateformes adéquates.

Plugins et extensions

Si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités à PowerPoint ou que vos besoins visuels sont plus importants que ce que Microsoft peut offrir dans les versions de ses logiciels, vous devrez acheter des extensions pour accroître les possibilités de création.

Mises à jour et maintenances

Nous ne sommes jamais à l’abri d’un problème, alors il vaut mieux prévoir une enveloppe de maintenance et les moyens nécessaires pour mettre à jour les logiciels utilisés.

Salaires

À ne pas oublier, évidemment, mais certaines personnes devront être payées à réaliser des diaporamas, que ce soient les équipes marketing et communication ou tout employé de votre entreprise qui se voit dans l’obligation de présenter un produit à un client ou d’animer une réunion. Il faut donc garder en mémoire que vos collaborateurs ne seront pas occupés à leurs missions principales lorsqu’ils devront réaliser les diapositives, ce qui peut retarder certains travaux.

Tous ces points sont bien entendus variables et dépendent de la taille de votre entreprise, de vos besoins et de vos ambitions en matière de présentation. Néanmoins, il est essentiel de ne pas les oublier dans l’équation pour éviter les mauvaises surprises.

Un template pour s’adapter à vos présentations PowerPoint

Comme expliqué plus haut, le processus de création de PowerPoint est long et fastidieux. Il faut collecter les informations, les organiser, les mettre en forme, reformuler, réfléchir au message et à son impact sur le public. Une fois la structure de la présentation établie, il faut peaufiner la forme. Pour peu qu’on ait la chance d’avoir un template interne à disposition, il faut réussir à le prendre en main. Sinon, il faut créer un design attrayant et cohérent avec l'image de marque de l'entreprise.

Là encore, le processus visant à isoler les principaux éléments distinctifs de la marque, puis trouver un design qui fasse consensus entre la communication, le marketing et la direction peut s’avérer chronophage. Et on vous souhaite vivement de ne pas recommencer l’exercice à chaque trimestre.

Mais ce n’est pas tout. Car même avec un template aux petits oignons, les présentations doivent être mises à jour régulièrement pour s’assurer qu’elles répondent aux besoins de vos équipes en interne. Il peut également s’avérer judicieux de les modifier si elles sont destinées à servir pour de la communication externe et refléter les changements dans l'entreprise ou dans l'industrie. Or cela peut prendre énormément de temps, surtout si l'entreprise a plusieurs présentations à gérer pour différents services.

Un template peut donc être une bonne idée, car il :

• Réduit le temps passé par chacun des collaborateurs dans l’exercice de création de présentation.
• Uniformise les présentations PowerPoint.
• Fait gagner temps et argent sur le long-terme.

Mais il ne faut pas oublier qu’au départ il est :

• Long et fastidieux à créer et à mettre en place.
• Possiblement difficile à prendre en main par l’ensemble des collaborateurs, ce qui engendrera le besoin d’une formation pour les équipes.
• Cher à la conception.

Un template, c’est une bonne balance entre temps et argent, à condition de savoir l’utiliser et de bien user de ses ressources. C’est une bonne alternative aux coûts cachés évoqués plus haut et cela permet de mieux comprendre et anticiper les prochains besoins.

L’agence PowerPoint : l’externalisation qui vous fera économiser

C'est pour répondre aux problématiques mentionnées plus haut, ainsi qu’au désir croissant des entreprises d’externaliser la production de leurs présentations, que notre agence est née. mprez® offre une solution clef en main pour créer et améliorer des présentations professionnelles de qualité, en temps et en heure.

N’ayons pas peur de le dire, nous vous ferons gagner un temps précieux que vous pourrez allouer à d’autre tâches créatrices de valeur. Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.

À ce stade, vous vous demandez peut-être si vous avez le budget pour engager une agence de design de présentation. Il y a un moyen assez simple de le savoir, c'est en calculant combien vous coûte véritablement PowerPoint au quotidien.

Vous pourriez penser que, parce que vos employés font leurs propres présentations sur leur temps de travail, vous ne dépensez pas d'argent pour la conception de vos PowerPoint. Mais cela est complètement faux. Faisons un parallèle avec un sport qui m’est cher, la Formule 1 : vous n’iriez pas demander à un ingénieur moteur de s’occuper de la carrosserie de la monoplace ? Non. Eh bien c’est pareil pour Powerpoint.

Pensez-y de cette façon. Vous payez un employé pour effectuer un travail spécialisé, que ce soit la comptabilité, les ressources humaines, le droit, etc. Cet individu a été recruté pour ses compétences dans un domaine d’expertise donné. Or, lorsque l'un de ces employés doit s’éloigner de sa tâche principale pour travailler sur une présentation PowerPoint, vous continuez de le payer. Il passe son temps et consacre ses efforts à exécuter une tâche en dehors de son domaine d'expertise. De ce fait, il est moins efficace, mais coûte toujours autant. Laissez donc vos employés se concentrer sur leur cœur de métier. Vous éviterez ainsi de perdre des centaines et des milliers d’euros dépensés inutilement pour de la conception moyenne de présentations.

"Mais c'est seulement de temps en temps ! Ce n’est pas grave !" Eh bien, selon une étude, plus de 80 % des employés interrogés passent plus d'une heure par semaine à faire des présentations PowerPoint. Et un cadre moyen passera environ 4 heures par semaine à les concevoir et à les formater.

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Si ces chiffres ne vous choquent pas, jetez un coup d'œil à notre calculateur de coût de conception PowerPoint.

Par ailleurs, nous avons rédigé un livre blanc destiné à comprendre Où et comment PowerPoint vous fait perdre du temps, et les résultats sur la productivité globale sont sidérants. Nous vous laissons en prendre connaissance juste ici.

Alors, si vous voulez savoir combien vous coûtera PowerPoint en faisant appel à des experts, n'hésitez plus et contactez-nous dès maintenant pour nous confier la réalisation de vos présentations.