Quelles sont les étapes clés pour créer un modèle PowerPoint efficace ?

En tant qu’utilisateur ou garant des présentations PowerPoint au sein d’une entreprise, vous cherchez à gagner en efficacité et en cohérence dans vos documents. 

Cependant, vous aurez sans doute remarqué que beaucoup des manipulations sont très répétitives… Et c’est plutôt lassant. 

Si vous vous êtes déjà fait cette réflexion, tenez-vous bien : nous avons pour vous la solution ultime pour éviter les manips répétitives, peu efficaces et chronophages. Le secret, c’est de créer votre modèle PowerPoint ! 

Que vous soyez un(e) expert(e) du logiciel ou que vous supervisiez la communication d’une équipe, créer un modèle PowerPoint (ou « template ») vous fera gagner un temps précieux.

Mais alors, à quoi ça sert, et surtout, comment le mettre au point ? Nous vous expliquons toutes les étapes dans cet article !

Le modèle PowerPoint et ses objectifs 

Définition d’un modèle PowerPoint 

Commençons par le commencement : qu’est-ce qu’un modèle PowerPoint ? Également appelé template PPT, il s’agit d’une base de présentation dont l’aspect visuel est conçu en avance. Celle-ci inclut une structure, une mise en page et une charte graphique (avec couleurs, polices et styles particuliers) prédéterminées. 

Le modèle PowerPoint peut parfois comprendre des exemples de diapositives. Cet outil est donc pensé comme une base préremplie de façon personnalisée. Elle est conçue pour être réutilisée facilement, et garantir cohérence visuelle entre les différentes présentations d’une marque ou d’une entreprise par exemple. 

Modèle vs Masque : quelle différence ?

Beaucoup d’utilisateurs confondent ces deux notions. Voici comment les distinguer :

• Le modèle PowerPoint (ou template) est un fichier complet contenant la structure graphique, les polices, les couleurs, les types de diapositives, voire quelques contenus pré-remplis. Il sert de point de départ à chaque nouvelle présentation.
• Le masque de diapositives (slide master), quant à lui, est un outil au sein de PowerPoint qui permet de concevoir les mises en page types (layouts) utilisées dans un modèle. C’est grâce à ce masque que les éléments récurrents comme le logo, les en-têtes ou les polices sont standardisés.

Autrement dit : le masque permet de créer un modèle structuré, et le modèle est le fichier final que vous utilisez ensuite pour créer des présentations.

Le but de l’utilisation d’un modèle PowerPoint 

Le modèle PowerPoint permet donc de gagner en temps et en efficacité : vous commencez à travailler non plus sur un document vierge, mais sur un support qui répond déjà à vos exigences visuelles. Vous n’avez plus qu’à le remplir en adaptant le contenu de chaque présentation ! 

Tous ces éléments contribuent à valoriser votre image de marque dans tous vos supports et actions de communication. Vous pouvez donc vous concentrer sur le fond et sur votre argumentation !

À chaque modèle son public cible 

Une fois votre modèle créé, vous pourrez le décliner selon les types de présentations que vous avez à faire : le résultat final n’est pas le même pour une formation, un pitch, une réunion stratégique…   

Cela implique également d’adapter le visuel selon le public auquel s’adresse la présentation. 

Il y a donc 3 questions essentielles à se poser en réfléchissant pour optimiser votre modèle PowerPoint : 

• pour qui (à quel public est-il destiné) ;
• pour quoi (quel type de présentation dois-je faire) ; 
• comment (quelle stratégie d’argumentation orale et visuelle vais-je utiliser).

Un petit brainstorming n’est donc jamais de trop !

Les étapes essentielles à la création du parfait modèle PowerPoint 

Etape 1 : déterminer le contenu à intégrer au modèle PPT

Une fois que vous avez bien en tête la structure de votre modèle, il faut déterminer le contenu type que vous allez y intégrer, c’est-à-dire celui qui se répétera dans tous vos visuels. 

Pour ce faire, définissez d’abord les types de diapositives nécessaires, celles dont vous avez besoin dans toutes vos présentations. Par exemple, chaque exposé peut comporter : 

• une slide d’accueil avec le titre ;
• un sommaire ;
• un contenu de marque spécifique ;
• des graphiques ;
• des questions ou interactions ;
• une conclusion avec un call to action pour votre public.

Chaque entreprise adapte son modèle PowerPoint selon ses besoins. Cependant, pensez bien à hiérarchiser l’information de façon cohérente, afin d’organiser votre template selon une trame logique.

Etape 2 : travailler l’aspect visuel de votre modèle PowerPoint

La seconde étape, c’est d’intégrer votre charte graphique de façon claire et harmonieuse. 

Intégrer votre branding de marque à votre modèle PowerPoint vous permet d’avoir sous la main une base cohérente avec votre image d’entreprise. Elle comprend déjà les bonnes couleurs, typographies et visuels.

N'oubliez pas d’intégrer à votre modèle PPT : 

• votre logo et ses déclinaisons ;
• les divers éléments identitaires de votre marque, qu’ils soient visuels ou textuels. 

Enfin, gardez en tête les règles de base du design pour faciliter la lisibilité. Évitez la surcharge d’éléments, et priorisez l’harmonie des couleurs, des textes et des superpositions.

Etape 3 : créer un masque de diapositives pour un modèle efficace 

Enfin, la dernière étape essentielle pour créer un modèle PowerPoint infaillible, c’est d’utiliser le “slide master”, petit nom stylé pour parler du masque des diapositives. 

Le masque (et non, ce n’est ni Batman ni Jim Carrey), est l’outil clé pour un modèle PowerPoint structuré et professionnel. 

Pour rappel, il s’agit d’un outil intégré à PowerPoint qui vous permet de créer des “layouts”, adaptées à vos divers types de contenus. Les masques peuvent intégrer les titres, des images, des graphiques ou des citations. 

Les mises en page que vous pouvez créer grâce au slide master (on ne se lasse pas de ce terme) vous permettent de standardiser votre style. Vous pouvez aussi y ajouter des zones modifiables pour une utilisation intuitive du modèle par vos équipes, en maintenant la cohérence visuelle.

Les étapes supplémentaires pour adapter et personnaliser votre modèle PowerPoint

Etape 4 : tester, ajuster et adapter 

Voyons maintenant les étapes supplémentaires qui feront passer votre modèle PowerPoint du niveau “super maestro” au niveau “genius”. Tout d’abord, dès votre modèle créé, testez-le pour valider sa fiabilité et sa facilité d’utilisation. 

De même, pensez à son accessibilité, le modèle doit : 

• être optimisé pour un usage tous supports (présentation classique, envoi PDF, document partagé) ;
• pouvoir s’ouvrir sur différentes versions de PowerPoint, sur Windows et Mac ;
• être accessible à tous les publics. 

Etape 5 : diffuser vos modèles PPT à vos équipes 

Et si vous travaillez en entreprise ou en équipe, pourquoi ne pas aller encore plus loin ? Une fois votre modèle PowerPoint bien conçu, vous pouvez le partager avec vos collègues pour que chacun gagne en efficacité tout en respectant votre charte graphique..

N’hésitez pas à accompagner la diffusion d’un petit guide d’utilisation ou d’une slide d’explication supprimable, qui en explique le fonctionnement, les éléments à respecter et les erreurs à éviter. 

Par ailleurs, pour assurer la cohérence visuelle, pensez à former rapidement vos équipes aux “do’s and don'ts" de votre charte graphique de marque. Vous pouvez aussi choisir l’option de verrouiller certains éléments du masque (couleurs, en-têtes ou polices) afin de limiter les personnalisations chaotiques. Vous ne voulez pas courir après les modèles non conformes diffusés à droite à gauche…

Etape 6 : intégrer les feedbacks pour une amélioration continue de votre modèle 

Enfin, la dernière étape, et peut-être la plus importante, est celle qui comporte une touche de philosophie : savoir se remettre en question, c’est savoir grandir et s’améliorer. 

De même, le meilleur modèle PowerPoint est celui qui évolue avec le temps. 

Prévoyez donc des relectures et révisions régulières de votre modèle, pour en évaluer la clarté, la cohérence et la logique. N’oubliez pas de garder un œil critique sur la qualité graphique et l’usage réel en situation, en vous mettant toujours à la place de votre audience. 

En parlant de l’audience, habituez-vous à demander et à recueillir ses retours, ainsi que ceux de vos équipes ! Les critiques constructives sont précieuses pour affiner l’expérience visuelle, rhétorique et pédagogique. 

Vous disposez maintenant de tous nos meilleurs conseils pour créer un modèle PowerPoint efficace. 

Enfin, n’oubliez pas que maîtriser des options avancées de PowerPoint, c’est prendre une longueur d’avance sur la concurrence : un gain de temps, d'efficacité… qui se traduit finalement par un vrai levier de différenciation.

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