Tuto : comment compresser une présentation PowerPoint facilement ?

Votre présentation PowerPoint est trop lourde et difficile à partager ? Fort heureusement, il existe plusieurs solutions simples et efficaces pour compresser un fichier PowerPoint, sans en altérer la qualité. 

Optimiser les images, réduire les animations et utiliser les bons formats d’enregistrement sont autant de petites astuces qui rendront vos fichiers PowerPoint moins volumineux.

Grâce à cet article, vous pourrez en quelques clics alléger vos présentations. Ainsi, elles pourront être partagées, notamment par courrier électronique. 

La nécessité de réduire la taille de ces fichiers vient souvent du fait qu’il n’est possible d’envoyer que des fichiers de 20 Mo maximum. Par ailleurs, la compression de PowerPoint permet également d'économiser de l’espace de stockage, que cela soit sur un ordinateur ou sur un service cloud payant.

1 - Compresser les images, les vidéos et les objets multimédias dans PowerPoint

Compresser une image

Les images sont souvent des fichiers trop volumineux. Les compresser est donc une des premières choses à faire.

Suivez ces étapes :

1. Sélectionnez une image dans le document. L’onglet « Format de l’image » s’affiche.
   
2. Sous cet onglet, dans le sous-onglet « Ajuster », sélectionnez « Compresser les images ».
   
3. Dans la catégorie « Options de compression » : 

• Assurez-vous que l’option « Appliquer uniquement à cette image » n’est pas sélectionnée. Ainsi, les modifications apportées ici s’appliquent à toutes les autres images du document.
• Sélectionnez « Supprimer les zones rognées des images ». Cela supprime les données d’images rognées. Gardez en tête que ces données ne peuvent pas être restaurées ensuite.
  

4. Dans la catégorie « Résolution » : 

• Sélectionnez « Utiliser la résolution par défaut ». 

Compresser une vidéo ou un audio

PowerPoint permet également de compresser des fichiers vidéo ou audio.

Suivez ces étapes :

1. Sélectionnez l’onglet « Fichier ».
   
2. Cliquez sur « Informations » afin d’accéder à la section « Multimédia ».
   
3. Sélectionnez « Compresser le média ».
   
4. Choisissez une des options de compression : 

• Full HD (1080p)
• HD (720p)
• Standard (480p) → Cette option est recommandée pour être certain de réduire au maximum la taille du fichier.

À la fin de la compression, PowerPoint indique dans un encart l’espace qui a été économisé grâce à ce procédé.

2 - Supprimer les données d’édition d’image et réduire la résolution par défaut

Malgré les modifications apportées à une image, les données originales sont conservées. Cela assure que l’image peut être restaurée. 

Cependant, cette étape peut être ignorée. Cela signifie que vous ne pourrez plus supprimer les modifications, mais la taille du fichier est ainsi réduite ! En effet, la réduction de la résolution par défaut d’une image réduit également la taille globale du fichier.

Voici les différentes étapes :

1. Sélectionnez l’onglet « Fichier » → « Options » → « Options avancées ».
   
2. Dans l’onglet « Taille et qualité de l’image » : 

• Sélectionnez « Ignorer la modification des données ». Ainsi, ces dernières sont supprimées. Gardez en mémoire qu’une fois les données effacées, l’image ne pourra plus être restaurée après avoir été modifiée.
• Assurez-vous que l’option « Ne pas compresser les images dans le fichier » n’est pas sélectionnée.
• Dans la catégorie « Résolution par défaut », sélectionnez une solution inférieure ou égale à 150 ppp.

3 - Réduire le poids de la police d’écriture

Pour partager une présentation PowerPoint avec d’autres personnes qui n’ont pas les mêmes polices d'écriture dans leur système, vous devez incorporer ces polices dans la présentation. 

Néanmoins, les polices incorporées amplifient la taille du fichier. Vous ne devez donc ajouter que les caractères utilisés dans la présentation, pour éviter une trop forte augmentation du poids de votre présentation.

Suivez ces étapes :

1. Sélectionnez « Fichier » → « Options de » → « Enregistrer ».
   
2. Sous l’onglet « Préserver les fonctionnalités lors du partage de cette présentation » :

• Sélectionnez « Incorporer des polices dans le fichier »
• Cliquez sur « Incorporer uniquement les caractères utilisés dans la présentation ». 

4 - Supprimer les données inutiles

Une autre solution pour réduire le poids d’un fichier PowerPoint est de supprimer les données cachées ou inutiles, souvent présentes en arrière-plan du fichier.

Voici les étapes à suivre pour les supprimer :

1. Cliquez sur « Affichage ».
   
2. Cliquez sur « Masque des diapositives ».
   
3. Vérifiez les slides, une par une, à la recherche de fichiers non utilisés et les supprimer.
   
4. Cliquez sur « Masque du document », puis « Masque des notes de bas de page » et tout vérifier également.

Utiliser des outils externes de compression de fichier

Vous pouvez également compresser votre fichier grâce à une simple manipulation sur Internet. Ainsi, nul besoin de réduire le format des images ou le poids des polices choisies. 

À titre d’exemple, le site internet Smallpdf vous propose de réduire la taille globale de votre Powerpoint gratuitement.

Vous devez :

1. Insérer le fichier PPT dans l’outil de compression.
   
   
2. Choisir « Compression basique ».
   
   
3. Cliquer sur « Exporter en » et choisir « PowerPoint ».

Et voilà, votre fichier est déjà compressé et prêt à être envoyé.

D’autres sites internet proposent le même service, comme YouCompress, WeCompress, SlideSpeak… pour ne citer que ceux-là !

La compression est, à chaque fois, très facile à réaliser. Il vous suffit simplement d’insérer le fichier dans l’outil de compression.

Compresser une présentation PowerPoint est donc très facile, une fois que l’on connaît les bonnes astuces. L’optimisation des images et des vidéos, le choix du bon format de présentation, l’insertion des polices et la suppression de données inutiles garantissent la réduction de la taille du fichier sélectionné et la conservation de sa qualité.

L’envoi par e-mail, l’ouverture et la lecture ne sont plus des problèmes, les fichiers sont légers et accessibles.

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