Automatisation sur PowerPoint : le guide ultime pour gagner en efficacité

En tant qu’habitué des présentations PowerPoint, vous maîtrisez l’exercice : construire un discours convaincant pour présenter une marque, un projet ou un concept, trouver l’angle idéal pour captiver votre public, puis concevoir un support visuel impactant. Un exercice passionnant… mais aussi extrêmement chronophage.

Car une fois le message prêt, il faut passer à la mise en forme. Et c’est souvent là que le temps file : répéter sans cesse les mêmes manipulations de mise en page, d’alignement, de styles… À force, cette phase de création visuelle peut vite devenir fastidieuse, voire frustrante.

PowerPoint propose aujourd’hui des solutions pour automatiser tout ou partie de ces tâches, grâce à des fonctionnalités internes, mais aussi à des outils externes malins. Découvrez  nos astuces et outils préférés pour gagner un temps précieux et rendre vos créations PowerPoint plus rapides, plus fluides et toujours plus professionnelles.

Les automatisations PowerPoint : des bénéfices multiples 

Un gain de temps 

Établir des automatisations sur PowerPoint, c’est gagner un temps précieux sur des tâches répétitives et souvent chronophages. Selon les types d’automatisations (que nous allons voir juste après), il est possible d’éviter de recréer chaque slide manuellement, ce qui prend toujours un temps fou.

De plus, les options d’automatisation vous aident à intégrer directement vos données, ce qui évite des allers-retours entre les différents documents. Vous pouvez aussi fluidifier la création de vos slides et la présentation globale de votre contenu, tout en réduisant les ajustements manuels et en optimisant le processus de travail. C'est tout bénef’ !

Une cohérence visuelle renforcée 

En plus du temps gagné, les astuces d’automatisation sur PowerPoint vous aident à renforcer la cohérence visuelle de votre présentation, en imposant des standards graphiques uniformes et automatiquement répétés sur l’ensemble des diapositives. 

Vous pouvez ainsi définir dès le départ des mises en page harmonisées, en choisissant les polices, les couleurs et les emplacements des éléments. De cette façon, vous évitez les variations involontaires dues à des copier-coller aléatoires, et ce, même lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document.

Un rendu d’image et de prestation professionnel et de qualité 

Tous ces éléments vous permettent d’obtenir un rendu professionnel pour votre présentation PowerPoint, en garantissant une mise en page soignée et un déroulé fluide, et en vous épargnant les erreurs manuelles qui impactent la qualité visuelle. 

Les automatisations assurent la clarté de l’enchaînement des diapositives : votre présentation est ainsi plus impactante, agréable, dynamique et immersive. Un rendu pro permet au public de se concentrer sur le message et facilite l'interaction, pour une prestation au top de sa qualité.

Les différents types d’automatisations PowerPoint, pour un rendu optimal 

Les automatisations de la mise en page et du design

Le premier type d’automatisation basique pour votre présentation PowerPoint, c’est celui du design général et de la mise en page des diapositives. Cela permet une harmonie globale pour votre support final. 

Pour créer une structure homogène avec une identité visuelle cohérente, vous pouvez utiliser les automatisations directement intégrées à PowerPoint, par exemple : 

• Les masques des diapositives, également appelés calques, permettent d’appliquer les modifications à toutes les slides.
• Les modèles et les thèmes personnalisés, que vous pouvez créer avec votre charte graphique de marque et partager, puis réutiliser indéfiniment. 
• Les suggestions de design et de style, via le concepteur PowerPoint Designer, qui vous propose des idées de design pour vos diapos, les options de style intégrées à PPT et l’outil SmartArt qui organise automatiquement votre contenu visuel sous forme de graphiques, par exemple. 

Les automatisations du contenu et des données

Vous pouvez intégrer des automatisations permettant l’insertion automatique des données. D’abord, en créant des liaisons avec Excel (vous maximisez ainsi l’usage de votre Pack Office), vous avez la possibilité d’insérer automatiquement dans votre PPT des graphiques et des tableaux mis à jour avec vos données actualisées.

Il vous est aussi possible d’ajouter une page web dynamique dans votre présentation PowerPoint, laquelle sera mise à jour automatiquement, en temps réel. 

Enfin, vous pouvez créer des macros pour vos supports PowerPoint : il s’agit d’un groupe d’instructions rassemblées dans une même commande, afin de faciliter l’exécution d’une tâche répétitive. Très pratique pour éviter de toujours devoir recréer vos supports de zéro !

Les automatisations de présentation et d’animation

Un autre type possible : les automatisations de présentation et d’animation visuelles pour votre PowerPoint. Elles sont intéressantes à intégrer, car elles rendent l’expérience dynamique et amusante ! Pour cela, elles doivent être bien maîtrisées : vous pouvez donc prédéfinir les transitions et les animations et, ainsi, fluidifier la présentation. 

Ensuite, pour permettre une prestation type TED Talk, calculée à la minute près, où vous parlez sans avoir à vous préoccuper de passer à la diapo suivante, vous pouvez automatiser le défilement de votre PowerPoint. Pour ce faire, vous pouvez déterminer le temps de passage de chaque slide, ou bien enregistrer votre présentation avec un temps pour chaque diapositive. Ainsi, vous programmez le défilement automatique des slides pour le calquer sur votre discours !

Enfin, pour dynamiser votre exposé, vous avez la possibilité d’y intégrer des médias interactifs. Par exemple, vous pouvez ajouter des vidéos, des GIF et autres visuels, pour une animation sans intervention manuelle. 

Les automatisations de collaboration et de diffusion

Pour gagner encore en temps et en efficacité lors de l’élaboration de vos supports PowerPoint, il est essentiel d’automatiser au maximum les tâches de travail collaboratif. Pour cela, vous pouvez activer les commentaires et la coédition en temps réel, en créant un espace de travail collectif via OneDrive ou Teams, pour que toute l’équipe puisse avancer sur le même document et éviter les allers-retours. 

Une fois votre support PPT terminé, exportez-le dans le type de fichier qui vous correspond, en PDF, en vidéo ou en diaporama autonome. N’hésitez pas à le configurer en tant que présentation à exécution automatique pour en faciliter la diffusion et la lecture par les autres utilisateurs.

Enfin, l’étape ultime de l’automatisation pour vos présentations PowerPoint, c’est l’intégration de Power Automate dans vos outils de création. Il s’agit d’une plateforme de génération automatique de présentations à partir de vos données (formulaires, bases de données) grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle. 

Les petits tips supplémentaires pour gagner du temps sur PowerPoint 

Les raccourcis clavier essentiels

Un bon réflexe à connaître et à utiliser lorsqu’on travaille sur PowerPoint : les raccourcis clavier. Ils vous permettent de gagner en temps et en efficacité sur plusieurs manipulations. 

Vous pouvez vous servir de :

• Alt + L pour voir l’accueil de l’appli PPT ;
• Alt + W pour accéder à l’onglet Diaporama ;
• Ctrl + Maj + C, puis Ctrl + Maj + V pour copier/coller ;
• Ctrl + T pour modifier la typographie ;
• Ctrl + K pour insérer un lien hypertexte ;
• Ctrl + G ou B pour mettre du texte en gras ;
• Ctrl + I pour mettre du texte en italique ;
• Ctrl + U pour souligner ;
• Ctrl + J pour justifier un paragraphe ;
• Ctrl + S pour enregistrer votre présentation.

La compression des images pour une présentation passe-partout

Pour que votre fichier PPT soit léger et donc facilement ouvrable sur tous les types de supports pour vos collaborateurs et vous, pensez à compresser les images que vous intégrez. Cela permettra aux visuels de s’afficher correctement lors de la lecture du support, sans temps de charge qui impacte la fluidité de l’exposé.

Pour ce faire, accédez à « Format de l’image » - « Ajuster » - « Compresser les images ». Vous pouvez ensuite choisir de compresser toutes les images de la présentation, ou bien seulement quelques-unes, et déterminer leur résolution.

Pour aller plus loin : l'éditeur VBA pour les codeurs 

Pour les pros de l’informatique, vous pouvez pousser encore plus l’automatisation de vos créations PowerPoint, via l’utilisation de l’éditeur VBA (Visual Basic for Applications) qui vous permet de créer vos macros par du codage. 

Tapez « Alt + F11 » pour ouvrir l’éditeur VBA, puis activez l’onglet « Développeur ». Ajoutez ensuite un nouveau module via « Insertion » > « Module » et commencez à écrire votre code VBA pour créer la macro de votre choix, sans oublier de l’exécuter.

Vos scripts VBA vous permettent d’automatiser des tâches répétitives dont la mise en forme, l’ajout d’éléments divers, ou encore l’exportation de slides. Encore du temps gagné !

Nous l’avons vu, PowerPoint regorge d’outils et d’astuces pour automatiser au maximum la création de vos supports et l’exécution de vos présentations. Vous êtes ainsi en mesure de gagner énormément en temps et en efficacité, une fois que vous maîtrisez et avez mis en place lesdites automatisations.

De plus, ces raccourcis sont utilisables de manière collaborative, ce qui permet à toutes vos équipes de les adopter, et ce, sur le même support. Vous pouvez également insérer votre charte graphique de marque sur vos créations pour vous approprier complètement le support PowerPoint final. 

‍Nous espérons que ces conseils sur l’automatisation de vos manipulations PowerPoint vous serviront pour optimiser votre temps lors de la mise au point de vos prochaines présentations. Si vous souhaitez en savoir plus sur les secrets de PowerPoint, n’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier du suivi de nos experts pour sublimer vos projets !