Réussir sa Présentation PowerPoint pour rdv visioconférence

Cet article est le premier d’une série consacrée à une nouvelle manière de soutenir vos présentations PowerPoint qui s’est évidemment ultra-démocratisée depuis plusieurs mois : la visioconférence.

Arnaud

Au même titre que les présentations physiques dans le monde "réel", les présentations online ne sont pas toutes identiques, aussi bien sur leurs configurations que sur leurs enjeux. Ainsi, et afin de vous donner les meilleurs conseils, nous allons aborder les différentes typologies de présentations online.

Aujourd’hui, c’est le meeting one-to-one en visio-conférence, autrement dit le rendez-vous à distance, qui nous intéresse.

Comment aborder une présentation one-to-one en visioconférence ?

Si l’exercice peut paraître assez similaire qu’en présentiel, il est pourtant fort différent pour une raison principale et évidente : vous ne pouvez plus compter sur votre présence physique pour animer la discussion, fluidifier les échanges et palier d’éventuels manquements dans l’argumentaire. En un mot : vous ne pouvez plus être l’arbre qui cache la forêt lorsque le rendez-vous n’est pas préparé de manière optimale. Aujourd’hui, la configuration d’un rendez-vous commercial, par exemple, est telle qu’à partir du moment où vous partagez votre écran, le point de contact et d’échange avec votre interlocuteur est très majoritairement ce qu’il voit s’afficher sur son écran : votre présentation PowerPoint.

Tant que vous étiez présent dans la même pièce pour soutenir votre support de présentation, votre attitude tout entière, les mots utilisés, ainsi que toute la communication non-verbale transmise par vos gestes et vos émotions, prenaient le pas sur les slides que vous étiez en train de présenter. Désormais, votre discours est clairement relégué au second plan. Ce qu’il reste, ce sont vos slides, qui sont votre meilleur atout pour séduire et pour convaincre, encore plus qu’avant. Voici donc une série de bonnes pratiques afin de préparer au mieux vos meetings one-to-one avec vos clients.

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Les 10 commandements de la prez à distance (bon, en vrai on en a que 9)

Afin d’avoir une présentation excellente à partager à vos clients, partenaires ou employés, voici les étapes primordiales à valider.

1- L’outil de présentation qui te convient le mieux tu sélectionneras

Que ce soit sur PowerPoint, Keynote, Google Slides, ou encore Prezi Video, vos présentations pourront avoir l’impact escompté lors de votre call. Le plus important, c’est d’être à l’aise avec le software choisi. Il ne faut pas découvrir son utilisation en même temps que votre interlocuteur ! Si besoin, n'hésitez pas à consulter notre article sur quel outil de présentation choisir.

2- Une prez bien construite et bien designée tu prépareras

Autant sur le fond que sur la forme, il est d’autant plus nécessaire aujourd’hui d’arriver devant votre interlocuteur avec un document qui vous démarque de la concurrence par son vocabulaire ou les effets visuels déployés.

Pour cela, il faut que votre argumentaire soit aussi clair dans votre esprit que dans vos slides ! Durant l’élaboration de votre présentation, pensez toujours que la forme doit servir le fond, et non l’inverse. Alors, n’essayez pas de faire rentrer votre prez dans un nombre de slides précis, mais tentez surtout de transmettre toutes vos idées le plus clairement possible (personne n’ira compter le nombre de slides si le message est pertinent).

3- Des incidents techniques tu te prémuniras

De la même façon que votre voix peut vous lâcher la veille d’une présentation importante, les outils digitaux peuvent être déficients à certains égards.

Pour être certain que rien n’interfèrera dans votre réunion, pensez toujours à enregistrer votre prez sur une clef USB ou sur un serveur internet partagé (Google Drive, Dropbox, etc.), ainsi, si votre ordi vous lâche ou qu’un élément s’est mystérieusement effacé, pas de panique, vous êtes prémunis.

Par ailleurs, vérifiez toujours en amont quelles seront les circonstances de partage, au moins de votre côté : disposez-vous d’une connexion wifi stable ? Vos collègues sont-ils au courant que vous avez réservé cette salle de réunion (une interruption impromptue est si vite arrivée…) ? Mieux vaut être plus prudent que pas assez 😉.

4- Il n’y a pas le feu au lac, on se relaxe (à l’urgence, sayonara tu diras)

Se laisser submerger par l’urgence, c’est le pire but contre votre camp que vous pouvez faire.

Combien de clients nous appellent toute l’année, submergés dans leur timing pour terminer leur présentation ! Si vous souhaitez disposer d'un support de communication convaincant et influant malgré la distance, votre présentation devra faire passer une charge émotionnelle importante à votre interlocuteur afin, par exemple, de le rassurer sur la qualité de votre offre. Votre PowerPoint, et plus généralement votre image de marque virtuelle (corporate et/ou individuelle), doit transmettre différentes strates de langage non-verbal. Votre interlocuteur ne peut plus être influencé par le standing d'un siège social, votre style vestimentaire, votre présence ni même l'ambiance d'un bon restaurant, par exemple. Votre présentation PowerPoint doit donc réussir à influencer cognitivement votre interlocuteur comme le permettaient ces précédents "assets" physiques de votre personne, de votre entreprise ou de votre environnement. Au même titre qu'un working space sympathique ou qu'une personnalité intéressante, on ne construit pas une présentation convaincante et influente en deux ou trois jours. N'hésitez donc pas à vous y prendre à l'avance pour bien préparer votre présentation ou vous faire accompagner par des spécialistes de la présentation. Investir sur une présentation online est toujours à considérer, qu'il s'agisse de soutenir un rendez-vous one shoot ou de disposer d'un outil performant pour rentabiliser une multitude de calls.

5- Ta présentation Powerpoint pour tes présentations en visio-conférence à chaque meeting tu personnaliseras

Votre capacité à amener subtilement des références qui peuvent toucher individuellement et émotionnellement vos interlocuteurs est souvent la clé d'un rendez-vous réussi. Montrez à votre prospect qu’il n’est pas un parmi d’autres : accordez-lui un traitement de faveur, que ce soit via le contenu ou via un point de vue conceptuel graphique. C'est un élément central dans une démarche de séduction.

Par ailleurs, en fonction du rôle de la personne qui sera face à vous, l’argumentaire sera amené à évoluer, et on ne présente pas les mêmes informations -ou, en tout cas, pas de la même manière- à un DAF ou à un commercial. Le maître mot de la prez, c’est l’adaptabilité ! Plus vous serez flexible dans vos présentations et plus aisément vous pourrez convaincre.

6- Au plein écran tu inciteras

Certaines personnes n’ont pas forcément cette habitude, ne serait-ce que pour garder un œil sur leur boîte-mail et leur environnement de travail plus généralement. En conseillant à la personne d’ouvrir en plein-écran le partage du logiciel de visio, vous valorisez votre présentation Powerpoint dès le départ et vous vous prémunissez contre la mauvaise lisibilité de certaines informations quand la fenêtre est réduite. Vous avez besoin d'un focus à 100% sur votre présentation et votre discours : soyez sûr que vous êtes vu en plein écran.

Pour être percutant et pertinent, votre présentation remote doit être vue full screen.

Capture d'écran d'une présentation destinée à une visioconférence

7- Interagir régulièrement tu feras

Posez des questions, marquez des temps d’arrêt et laissez la possibilité à votre interlocuteur de converser avec vous durant la présentation. La barrière physique, bien que digitale, de l’écran est parfois difficile à franchir pour votre client qui n’ose pas vous interrompre.

Votre présentation doit rester un échange ; il facile d’oublier que l’on parle véritablement à quelqu’un, une fois lancé dans sa présentation, alors n’hésitez pas à bien garder votre interlocuteur en visu et à maintenir une discussion équilibrée.

8- Les webcams activées tu conserveras

Pour poursuivre sur le point précédent, ne négligez pas les échanges de regard ! Si le partage d’écran de votre présentation concentrera la très grande majorité de l’attention de votre interlocuteur, n’oubliez pas de rester présent à l’écran tout de même. Conserver un focus sur soi dans une fenêtre d’aperçu est nécessaire afin de garder le contact. De même qu'il vous sera bien plus facile de présenter si vous avez un visu sur votre interlocuteur.

9- Ta présentation en formats multiples tu adapteras

Le premier format est celui de votre PowerPoint allégé en contenu, mais riche par sa conception graphique et d’animations. Ce support vous servira le mieux afin de soutenir votre call.

Le second format, plus conséquent, plus détaillé et moins animé est celui que vous envoyez a posteriori afin que votre interlocuteur dispose de l'ensemble des informations dont il a besoin sous un format plus adapté. Il peut s'agir d'une transcription de votre présentation en document PDF ou, encore mieux, d’un PowerPoint interactif (vous ne savez pas ce que c’est ? On vous explique tout dans cet article : https://www.mprez.fr/blog/powerpoint-interactif-meilleur-outil-de-presentation-remote).

presentation powerpoint agence mprez visioconference graphisme adapte
Ici nous avons aidé ELAN EDELMAN à concevoir une présentation pour répondre à un appele d'offres pour IBEROSTAR. Le design est totalement conçu pour matcher avec l'identité et les besoins du potentiel client.

Pourquoi c’est important de maîtriser la visio-conférence sur le bout des doigts ?

  • La nouvelle salle de réu’ ? Son canapé

Le Covid a remis les us et coutumes salariaux en question. Nous avons, pour la plupart, dû apprendre à travailler hors bureau, directement de chez nous… et beaucoup y ont pris goût. En 2023 on estime le pourcentage de télétravail en entreprise à 56% (source : NowTeam), et les chiffres ne font qu’augmenter. Devant ces hausses, il devient primordial d’intégrer la visio-conférence dans sa stratégie de communication et d’échange, que ce soit intra-entreprise, ou extra.

  • Opération séduction avec le full-remote

Le full-remote, aussi appelé « 100% distanciel », est né dans les années 2000 aux États-Unis, avec la société Automattic, l’éditrice de WordPress, qui a fait disparaître ses bureaux de la Silicon Valley. Depuis, ses 850 salariés, établis dans une cinquantaine de pays, travaillent à distance. Ce système permet de ne plus être bloqué par des frontières géographiques et de recruter des talents venus de n’importe où ; très prisé dans les entreprises de la tech, il se développe à tous les secteurs tertiaires.

Dans ce contexte, il est nécessaire de pouvoir joindre ses équipes facilement et d’organiser des réunions fluides, même en visio-conférence. La multiplicité des formats de prez prend alors tout son sens, pour informer au mieux ses collaborateurs et ses clients à distance.

  • Le boom de la freelance

Les codes sociaux et de travail ont changé. Aujourd’hui, on compte 1 million de français en freelance (d’après « Pour Toi freelance » et « Les makers »), et 84% d’entre eux n’abandonneraient ce système pour rien au monde. Pourquoi ? Parce que c’est l’alliance parfaite entre vie personnelle et vie professionnelle et que c’est le nouveau mot qui rime avec liberté. Les gens cherchent à travailler autrement, de chez eux ou d’espaces extérieurs aux entreprises traditionnelles. De ce fait, la visio-conférence est leur salle de réunion n°1 et ils la pratiquent pour tout, et de partout.

mprez presentation adidas visoconference agence powerpoint
Exemple de production PowerPoint pour ADIDAS par M PREZ

Convaincu par la puissance de la visio-conférence ? Il ne vous reste plus qu’à prendre les outils en main et à briller auprès de vos interlocuteurs !

Des difficultés ou un manque de temps important pour réaliser vous-mêmes vos présentations ? Pas de souci, on s’en occupe pour vous ! Contactez-nous, exposez-nous vos besoins et vos attentes, et on se charge du reste !

À bientôt chez mprez, l’agence Powerpoint par excellence 👑.

Ce qu'il faut retenir :

  • Le plus important en physique comme en visio, c’est d’être à l’aise avec le software choisi. Que ce soit sur PowerPoint, Keynote, Google Slides, ou encore Prezi Video, choisissez l’outil qui vous convient le mieux.
  • Préparez un document qui vous démarque de la concurrence, que ce soit par le vocabulaire employé ou par l’aspect graphique.
  • Anticipez pour ne pas vous laisser submerger par l’urgence. On ne construit pas une présentation convaincante et influente en deux ou trois jours. N'hésitez donc pas à vous y prendre à l'avance pour bien préparer votre présentation ou vous faire accompagner par des spécialistes de la présentation.
  • Faites évoluer votre présentation en fonction du public à qui vous vous adressez. Amener subtilement des références qui peuvent toucher individuellement et émotionnellement vos interlocuteurs. Par exemple, montrez à votre public que vous avez étudié leur secteur d’activité et que vous êtes désormais incollable sur les climatiseurs réversibles.
  • Proposez à vos interlocuteurs de visionner votre présentation en plein-écran. Vous valorisez votre présentation Powerpoint d’entrée et vous vous prémunissez contre la mauvaise lisibilité de certaines informations quand la fenêtre est réduite.
  • De la même manière mettez un point d’honneur à ce que les caméras soient activées pour éviter les fantômes et concerner votre public.

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