Réussir sa Présentation PowerPoint pour rdv visioconférence

Cet article est le premier d’une série consacrée à une nouvelle manière de soutenir vos présentations PowerPoint qui s’est évidemment ultra-démocratisée depuis plusieurs mois : la visioconférence. En ces temps de COVID – 19, les problématiques autour des présentations ont beaucoup évoluées : lockdowns, politique du télétravail démocratisée, meetings décalés… Le monde tel que nous le connaissions est en train de changer et il est vital pour une entreprise de s'y adapter. Ces nouveaux enjeux amènent à de nouvelles stratégies. Il est donc temps de repenser notre mode de communication online. En parallèle de ce guide, n’hésitez pas à vous référez à notre checklist générique “technique” des bons réflexes à adopter quand il s’agit de présenter à distance.

Au même titre que les présentations physiques dans le monde "réel", les présentations online ne sont pas toutes identiques aussi bien sur leurs configurations que les enjeux. Ainsi, et afin de vous donner les meilleurs conseils, nous allons aborder les différentes typologies de présentations onlines. Cet article aborde la présentation online de type : meeting one-ton-one en visio conférence, autrement dit le rendez-vous à distance.

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Comment aborder une présentation one-to-one en visioconférence ?

Si l’exercice peut paraître assez similaire qu’en présentiel, il est pourtant fort différent pour une raison principale et évidente : vous ne pouvez plus compter sur votre présence physique pour animer la discussion, fluidifier les échanges et palier à d’éventuels manquements dans l’argumentaire. En un mot : vous ne pouvez plus être l’arbre qui cache la forêt lorsque le rendez-vous n’est pas préparé de manière optimale. Aujourd’hui, la configuration d’un rendez-vous commercial par exemple est telle qu’à partir du moment où vous partagez votre écran, le point de contact et d’échange avec votre interlocuteur est très majoritairement ce qu’il voit s’afficher sur son écran : votre présentation PowerPoint. Tant que vous étiez présent dans la même pièce pour soutenir votre support de présentation, votre attitude toute entière, les mots utilisés ainsi que toute la communication non-verbale transmise par vos gestes et vos émotions, prenaient le pas sur les slides que vous étiez en train de présenter. Désormais, votre discours est clairement relégué au second plan. Ce qu’il reste, ce sont vos slides, qui sont votre meilleur atout pour séduire et pour convaincre, encore plus qu’avant. Voici donc une série de bonnes pratiques afin de préparer au mieux vos meetings one-to-one avec vos clients.

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1. Sélectionnez l’outil de présentation qui vous convient le mieux

Que ce soit sur PowerPoint, Keynote, Google Slides, ou encore Prezi Video, vos présentations pourront avoir l’impact escompté lors de votre call. Le plus important, c’est d’être à l’aise avec le software choisi. Si besoin, n'hésitez pas à consulter notre article sur quel outil de présentation choisir.

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2. Préparez une présentation PowerPoint, bien construite et bien designée

Autant sur le fond que sur la forme, il est d’autant plus nécessaire aujourd’hui d’arriver devant votre interlocuteur avec un document qui vous démarque de la concurrence par son vocabulaire ou les effets visuels déployés.

Exemple de PowerPoint pour online meeting par l'agence M PREZ

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3. Ne vous laissez pas submerger par l’urgence

Combien de clients nous constatons toute l’année être dans la difficulté pour réaliser leur présentation pour une simple et bonne raison de timing. Si vous souhaitez disposer d'un support de communication convaincant et influant malgré la distance, votre présentation devra faire passer une charge émotionnelle importante à votre interlocuteur afin par exemple de le rassurer sur la qualité de votre offre. Votre PowerPoint et plus généralement votre image de marque virtuelle (corporate et/ou individuelle) doivent transmettre différentes strates de langage non verbal. Votre interlocuteur ne peut plus être influencé par le standing d'un siège social, votre style vestimentaire, votre présence ni même l'ambiance d'un bon restaurant par exemple. Votre présentation PowerPoint doit donc réussir à influencer cognitivement votre interlocuteur comme le permettaient ces précédents "assets" physiques de votre personne, de votre entreprise ou de votre environnement. Au même titre qu'un working space sympathique ou qu'une personnalité intéressante, on ne construit pas une présentation convaincante et influente en deux ou trois jours. N'hésitez donc pas à vous y prendre à l'avance pour bien préparer votre présentation ou vous faire accompagner par des spécialistes de la présentation. Investir sur une présentation online est toujours à considérer qu'il s'agisse de soutenir un rdv one shoot ou de disposer d'un outil performant pour rentabiliser une multitude de calls. Si la présentation en question ne contient pas de tels enjeux mais que vous souhaitez tout de même disposer d'un support de communication propre rapidement, dans ce cas n'hésitez pas à faire à consulter notre offre: M PREZ | URGENCE.

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4. Personnalisez votre présentation PowerPoint Visioconférence à chaque meeting

Votre capacité à amener subtilement des références qui peuvent toucher individuellement et émotionnellement vos interlocuteurs est souvent la clé d'un rdv réussi. Montrez à votre prospect qu’il n’est pas un parmi d’autres : lui accorder un traitement de faveur, que ce soit via le contenu ou d’un point de vue conceptuel graphique. C'est élément central dans une démarche de séduction.

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5. Pensez à inciter au full-screen

Certaines personnes n’ont pas forcément cette habitude, ne serait-ce que pour garder un œil sur leur boite mail et leur environnement de travail plus généralement. En conseillant la personne d’ouvrir en plein-écran le partage du logiciel de visio, vous valorisez votre présentation Powerpoint d’entrée et vous vous prémunissez contre la mauvaise lisibilité de certaines informations quand la fenêtre est réduite. Vous avez besoin d'un focus à 100% sur votre présentation et votre discours : soyez sûr que vous êtes vu en plein écran.

Votre présentation remote doit être vue full screen. Exemple de PowerPoint pour IDEMIA par l'agence M PREZ.

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6. Interagissez avec la personne de l’autre côté de la caméra

Posez des questions, marquez des temps d’arrêt et laissez la possibilité à votre interlocuteur de converser avec vous durant la présentation. La barrière physique et néanmoins digitale de l’écran est parfois difficile à franchir pour votre client qui n’ose pas vous interrompre.

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7. Conservez vos webcams activées

Si le partage d’écran de votre présentation concentrera la très grande majorité de l’attention de votre interlocuteur, n’oubliez pas de rester présent à l’écran tout de même. Conserver un focus sur soi dans une fenêtre d’aperçu est nécessaire afin de garder le contact. De même qu'il vous sera bien plus facile de présenter si vous avez un visu sur votre interlocuteur.

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Bonus : pensez votre présentation en multi-format

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Le premier format est celui de votre PowerPoint allégé en contenu mais riche par sa conception graphique et animations. Ce support vous servira le mieux afin de soutenir votre call.

Le second format, plus conséquent et plus détaillé et moins animé est celui que vous envoyez a posteriori afin que votre interlocuteur dispose de l'ensemble des informations dont il a besoin sous un format plus adapté. Ici il peut s'agir d'une transcription de votre présentation en document PDF ou encore mieux en PowerPoint interactif.

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Exemple de PowerPoint interactif. Un document digital idéal pour compléter votre présentation live. Pour NGE par M PREZ.

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L’agence PowerPoint M PREZ accompagne les personnes, les entreprises et diverses initiatives pour dépasser leurs objectifs lors de leurs présentations. Notre équipe de créatifs imagine des slides avec effets « wahou » garantis depuis 2015. Nous créons ces émotions en combinant les outils de présentation les plus utilisés dans le monde tels que PowerPoint, Google Slides, ou encore Keynote avec la suite créative d’Adobe (Photoshop, Illustrator, After Effects). Si vous souhaitez aller plus loin, notre équipe est à votre disposition pour former vos collaborateurs, créant ainsi une gamme de service complète reposant sur les trois piliers : storytelling, design et support.Les années passant, nous avons collaboré avec quelques grands noms de ce monde comme entre autres Adidas, Dyson, Hermès, Accor Hotels, Air France ou encore BNP Paribas. Nous sommes-là pour tous ceux qui veulent raconteur des histoires inspirantes ou optimiser les résultats de leurs présentations. Si vous désirez un accompagnement pour améliorer vos présentations à distance, notre agence est à votre disposition pour tout conseil et production sur le contenu et la mise en forme de vos supports PowerPoint, Keynote, Googles Slides et Prezi.